مدیریت زمان برای مدیران

- مدیریت چه معنی برای شما داره؟ هنگام آموزش مدیران و کمک به سئو ها ( ( ceos برای پیشرفت مدیران و رهبرانشون، یک تعریف مناسب برای مدیریت بدست آوردم. مدیریت، یعنی بدست آوردن نتایج از طریق افراد دیگه. این یعنی وظیفه شما اینه که به دیگران کمک کنین در موقعیت خودشون پیشرفت کنن، نه این که کارشون رو انجام بدین. تصور کنین یک مربی وزنه برداری هستین. اگه برای فردی که بهش آموزش میدین، همه حرکات پرس سینه رو انجام بدین، آیا اون قوی تر میشه؟ البته که نه. ما باید به عقب برگردیم و اجازه بدیم افراد کارشون رو انجام بدن و همزمان با اون اونها رو راهنمایی و به اونها کمک کنیم . این یعنی به عنوان یک مدیر شما نه تنها باید در مدیریت زمان خودتون موثر باشین بلکه مدیریت زمان افراد دیگه رو هم کنترل کنین. ساده ترین شکل بدست آوردن نتایج از طریق افراد دیگه، واگذاری هست، یعنی از کسی بخوایم کاری رو انجام بده و اون کار رو به کمک اون پیگیری کنیم. توانایی شما برای واگذاری موثر و پیگیری اون توسط دیگران میتونه به عنوان یک مدیر، باعث موفقیت یا شکست شما بشه. برای مدیریت بهتر زمان خودتون و دیگران، بیاین یک سیستم چهار مرحله ای ساده رو که میتونین برای واگذاری استفاده کنین، باهم بررسی کنیم. مراحل اینها هستن: چرا، یعنی انگیزه . چه چیزی، یعنی نتیجه، چه کسی، یعنی فرد مسئول، و کی، یعنی موعد مقرر. با چرا شروع می کنیم، به این خاطرکه با کمک به شخص برای درک انگیزه از کاری که باید انجام بگیره، درواقع برای اونها احترام قاعل شدیم. به اونها نشان میدیم که برای اونها اهمیت قاعل هستیم و میخوایم اونها رو درگیر فرایند کنیم. به عنوان مثال، اگه از اونها بخوایم که تحقیقاتی درمورد مشتری بالقوه انجام بدن، در یک لحظه کوتاه برای اونها توضیح بدیم چرا این تحقیق برای این پروژه بزرگتر ضروریه و اینکه چطور به ما در کسب و کارمون کمک میکنه. به کمک چه چیزی، منظورم اینه که امیدواریم چه چیزی رو بدست بیاریم؟ نتیجه نهایی ما چیه؟ باید توصیف واضحی از نتیجه داشته باشیم. دوباره، با استفاده از همون مثال تحقیقات، توضیح میدیم که به دنبال یک خلاصه 500کلمه ای از فعالیت های شرکت طی بیش از 8 سال گذشته با کمک حداقل سه منبع مختلف هستیم. هر چه دقیق تر نتایج رو توصیف کنیم، با احتمال بیشتری نتایج موردنظرمون رو کسب میکنیم. چه کسی، نسبتا ساده هست؟ با این حال اغلب اوقات، وظایف به طور کامل انجام نمی شن چون به طور واضح مشخص نمی کنیم چه کسی مسئولیت اونها رو به عهده داره. ما باید با نام از مردم بخوایم که کارهای خاصی رو انجام بدن و همچنین موافقت اونها رو برای انجام اون کارها بدست بیاریم. و سپس در نهایت، چه موقع. چه موقع ، موعد مقرری هست که کاری باید انجام بشه. اگه نیاز باشه که افراد یک پروژه رو در زمان مشخصی تکمیل کنن، میتونین یک مهلت مشخص دراختیار اونها قرار بدین. در صورت فقدان یک مهلت مشخص، به نظرمن بهتره از شخص بپرسین چه موعد مقرری رو برای تکمیل پروژه درنظر دارین؟ چه زمانی برای شما مناسب هست؟ با این روش اونها انتخاب میکنن و برای انجام اون تعهد میدن. بنابراین، هر زمانی که خواستیم کاری رو به شخصی واگذار کنیم، این سیستم چرا، چه چیزی، چه کسی، و چه زمانی رو دنبال میکنیم. با این حال، از دیدگاه مدیریت زمان، کار ما هنوز انجام نشده. پس باید یک آیتم عملکردی رو ثبت کنیم، یک یادداشت برای خودمون به همراه پاسخ به این سوالات ایجاد کنیم. به عنوان مثال، اگه تکمیل این تحقیق رو به شخص دیگه ای واگذار کنم، باید یک یادآوری عملیاتی فوری برای خودم ارسال کنم. نتیجه نهایی چه چیزیه؟ چه کسی باید این وظیفه رو تکمیل کنه؟ و چه زمانی باید اون رو تکمیل کنن؟ "باب "وظیفه تحقیق 500 کلمه ای رو تا سه شنبه ساعت سه به عهده داره. من همه اینها رو می نویسم و برای خودم یک یادداشت برای یادآوری این کار ارسال میکنم. به هر حال، کسانی که دوره اصول مدیریت زمان رو تمام کردن، این یادداشت رو به عنوان یک نکته مهم در نظر میگیرن. بعدها، وقتی این یادداشت رو می بینم، اون رو به عنوان یک یادآوری برای خودم درنظر میگیرم به طوری که منتظرم شخص اون کار رو انجام بده. معمولا این یادآوری رو برای یک روز بعد از موعد مقرر انجام اون تنظیم میکنم . بنابراین، چون موعد مقرر روز پنجشنبه در ساعت سه بود، من یک یادآوری برای خودم روز جمعه صبح تنظیم کردم. زمانی که یادآور ظاهر شد، اگه باب تا اون موقع گزارش رو کامل نکرده باشه، کار رو به همراه اون پیگیری میکنم تا بدونم چه مانعی درطول راه وجود داره. با دنبال کردن این فرایند ساده ، میتونین در جهت یک واگذاری موثرتر قدم بردارین.