چالش های برتردفتر مدیریت پروژه

- شاید بیان این موضوع که برخی از تیم های رهبری نمی دونن یکی از عملکرد های تجاری اونها درچه زمینه ای فعالیت داره ،عجیب به نظر برسه اما درمورد دفاتر مدیریت پروژه PMO این یک موضوع رایجه. رهبری شاید در قالب هر یک از روسای بخش یا مدیران سازمان ، تشکیل یک PMO رو تأیید کنه ، اما عجیب نیست که درک نادرست یا ناقصی از نحوه پشتیبانیpmo از مشاغل داشته باشه. با دو یا چند نشانه می تونین این مشکل را به راحتی تشخیص بدین. شاید متوجه بشین افرادی که PMO رو ایجاد کردن بعد از مدتی اون رو نادیده می گیرن ، و از کارمندان PMO برای تشکیل جلسات برنامه ریزی دعوت نمی کنن، یا وقتی پروژه ها دچار مشکل می شن نمی تونن از تخصص افراد استفاده کنن. یا ممکنه مشاهده کنین که رهبر معتقده که PMO باید هر کاری رو حتی وظایف مبهم مربوط به پروژه که به عهده هیچ فرد دیگری نیست رو انجام بده. هر وقت یک نیاز به وجود میاد که هیچ چیز اون رو برطرف نمی کنه، مسئولیت های PMO بیشتر می شه. این کار مانع از تمرکز PMO می شه و سردرگمی ذینفعان اون مشکلات بیشتری رو به وجود میاره . دلیل این اتفاق اینه که PMO فاقد یک دستورالعمل مشخص هست. کسب و کارها می دونن که برای بهبود تحویل پروژه هاشون به PMO احتیاج دارن اما نمی دونن چه پیشرفت هایی لازم هست. بنابراین به جای انتخاب سه تا پنج اولویت به عنوان اهداف اصلی ، PMO سعی داره درهمه زمینه ها فعالیت داشته باشه ، و به تنهایی این کار رو انجام بده، مشکلی که در همه مشاغل تجاری مشاهده می شه. این وضعیت نمی تونه ادامه پیداکنه ، به ناچار شکایاتی درباره ناکارآمدی PMO رو در پی داره. برای برطرف کردن این مشکل ، مدیران PMO باید با رهبران مشاغل برای درک اولویت ها مشارکت کنن. رهبر PMO تخصص مورد نیاز رو ارائه می ده ، چالش های متداول پیش روی پروژه ، و این که چطور این مشکلات روی توانایی دستیابی به اهداف تجاری تاثیر می گذارن رو مشخص می کنه و راه حل هایی رو برای بهبود این وضعیت پیشنهاد می ده؟ درک این موارد به PMO و رهبران تجارت اجازه می ده تا به طور مشترک در مورد اهداف دوره بعدی به توافق برسن. که شاید نرخ بهره وری منابع رو به 5٪ بهبود بده. یا متوسط تاخیر برنامه رو به یک هفته کاهش بده. نکته مهم اینه که اونها با رهبران کسب و کار ها به توافق برسن. PMO با دستیابی به اهداف ، می تونه یک برنامه تجاری طراحی کنه و سپس اون برنامه رو اجرا کنه. هنگامی که این چالش برطرف شد، به راحتی می شه از بازگشت دوباره اون جلوگیری کرد. رهبران کسب وکار ها و PMO اولویت ها رو به طور مرتب به روز می کنن و رهبران برای تحویل پروژه به PMO آزادی عمل میدن. اگه متوجه شدین که رهبران مشاغل شما نحوه کار PMO رو درک نمی کنن برای توافق درمورد اولویت ها با اونها همکاری کنین و سپس با دستیابی به اولویت ها اهمیت PMO رو به اونها نشان بدین.