پیش از این با روش های ساخت ، ویرایش و مرتب سازی چارت های سازمانی در ویزیو آشنا شدیم. و دیدیم که با استفاده از این چارت ها میتونیم به سادگی جایگاه شغلیِ افراد و روابطِ کاریِ بینِ سازمانی رو نمایش بدیم.
اما اگه لیست کارکنان و اطلاعاتِ شغلیِ اونها رو در قالبِ یک دیتابیس یا فایلِ اکسل داشته باشیم ، ویزیو این امکان رو فراهم میکنه که این اطلاعات رو در قالب چارت سازمانی نمایش بدیم.
در این درس چگونگیِ ساخت چارت های سازمانی با استفاده از لیست های آماده رو خواهیم آموخت.
ابتدا به محلِ فایل های تمرینیِ فصل یازدهم رفته و فایلِ اکسلِ Organization List رو باز می کنیم. همونطور که مشاهده می کنید در این فایلِ اکسل به لیست کارکنان و جایگاه های شغلیِ هر نفر در سازمان دسترسی داریم.
در صورتی که بخوایم چارت سازمانی رو براساس اطلاعاتِ ذخیره شده در یه فایلِ اکسل ، ترسیم کنیم ، بایستی پیش از شروع چند نکتۀ اساسی رو رعایت کنیم.
اولین اصل اینه که حتماً ردیفِ اولِ صفحه گستردۀ اکسل رو به ردیفِ عنوان اختصاص بدیم. در ردیفِ عنوان از هر عبارتی میتونیم استفاده کنیم و هیچ محدودیتی برای نامگذاریِ عناوین لیست نداریم.
در ستونِ اول همونطور که می بینید ، به لیست کارمندانِ شرکت دسترسی داریم. برای این ستون ، عنوانِ Employees رو وارد کردیم.
در ستونِ بعدی جایگاهِ شغلی هر نفر در سازمان مشخص شده. عنوانِ این ستون رو هم Title در نظر گرفتیم. در ستونِ Reports To مشخص کردیم که مسئولِ مستقیم هر کارمند در سازمان چه کسی هستش. اطلاعاتِ موجود در ستون های Employees و Reports To ، جزو اطلاعات ضروری در ساخت چارت های سازمانی هستند ، که در همین آموزش استفاده از اونها رو خواهیم آموخت.
در ستون های Department ، Email و Telephone اطلاعاتِ شخصی هر نفر و محل خدمتِ اونها رو وارد کردیم.
و در آخرین ستون توضیحاتِ بیشتری در رابطه با نوع شغل هر نفر در چارت رو می تونیم اضافه کنیم. به عنوانِ مثال اگ لیست رو تا انتها پیمایش کنیم ، مشاهده می کنید که آقای جعفری به عنوان مشاور و دستیار در سازمان مشغول به کار هستش. به همین منظور برای نمایش صحیحِ این سِمت شغلی در ستونِ master-Shapes ، عنوان Assistant رو وارد کردیم.
نکتۀ بعدی که رعایتِ اون در ساخت چارت های سازمانی بسیار مهمه ، استفاده از عبارت های یکسان در ستون های Employee و Reports to هستش. چرا که ویزیو با استناد به اطلاعاتِ درج شده در این ستون ها رابطه بین کارکنان رو مشخص کرده و در چارت نمایش میده.
به عنوان مثال در ستونِ Employee نام ریاستِ هیئت مدیره رو در اختیار داریم. همین عنوان در ستون Reports To در ردیفِ مدیر عامل شرکت درج شده. و به این معنیه که آقای محسنی در سلسله مراتب سازمانی ، زیر مجموعۀ آقای حسین پور هستش.
و اگه لیست رو بررسی کنیم ، خواهیم دید که کارمندان در یک ساختارِ سلسله مراتبی لیست شدند.
بسیار خوب ، این فایل رو می بندیم و به محیط ویزیو بر می گردیم. به سربرگِ File رفته و از لیستِ سبک های دیاگرام ، Organization Chart Wizard رو انتخاب می کنیم.
در این ویزارد طی چند مرحله از اطلاعاتِ وارد شده در یه فایل برای ترسیمِ چارت سازمانی استفاده خواهیم کرد.
در اولین مرحله بایستی مشخص کنیم که قصد داریم چارت سازمانی براساس چه اطلاعاتی ایجاد بشه.
در صورتی که اطلاعات رو پیش از این در یک فایل یا دیتابیس جمع آوری کردیم ، اولین گزینه رو انتخاب می کنیم. و در صورتی که قصد داریم اطلاعاتِ مربوط به چارت سازمانی رو نوشته و سپس اونها رو به تصویر بکشیم ، دومین گزینه رو انتخاب می کنیم.
اولین گزینه رو انتخاب کرده و next میزنیم. در این مرحله باید مشخص کنیم که اطلاعات در چه قالبی ذخیره شده اند.
در صورتی که از سرورِ Exchange برای مدیریت تماس ها و ارتباطات بین سازمانی استفاده می کنیم ، این امکان رو داریم که چارت سازمانی رو براساس اطلاعاتِ تماسِ کاربران در این سرور ایجاد کنیم.
اما اگه لیست کارکنان و اطلاعاتِ سازمانی رو در قالبِ یک فایل Text ، CSV یا اکسل ذخیره کردیم ، بایستی دومین گزینه رو انتخاب کنیم.
و در صورتی که اطلاعات شغلیِ کارکنان در یکی از دیتابیس های ODBC ذخیره شدن ، برای نمایشِ اونها در قالبِ چارت سازمانی از سومین گزینه استفاده می کنیم.
گزینۀ موردِ نظرِ ما در این مرحله ، دومین مورد هستش. بنابراین اون رو انتخاب کرده و next میزنیم.
در مرحلۀ بعدی بایستی فایل رو از رایانه یا شبکۀ محلی انتخاب کنیم. برای این کار روی Browse کلیک کرده و فایل رو که در محل فایل های تمرینیِ فصل یازدهم هستش ، انتخاب می کنیم.
البته لازمه این رو هم بدونین ، در صورتی که این فایل رو باز داشته باشیم ، امکانِ استفاده از اون رو نخواهیم داشت. روی next برای رفتن به مرحلۀ بعدی کلیک می کنیم.
در این مرحله از ویزارد که مهترین قسمتِ اون هم هستش ، بایستی ستون هایی رو که قراره چارت براساسِ اطلاعاتِ اونها ساخته بشه رو مشخص کنیم. در منویِ کشویی name عنوانِ کارمندان رو انتخاب می کنیم.
و در منوی کشوییِ Reports To ستونِ مسئولِ مربوطه رو بر می گزینیم. البته در اینجا به دلیلِ همنام بودن این ستون در فایل اکسل و عبارتِ پیشفرض در ویزیو ، همین ستون انتخاب شدند.
با استناد به اطلاعاتِ درج شده در این دو ستون ، ویزیو سلسله مراتب سازمانی رو تشخیص داده و در قالب چارت سازمانی نمایش خواهد داد.
در مرحلۀ بعدی اطلاعاتی رو که میخوایم در شکل های چارت سازمانی برای هر نفر نمایش داده بشن ، انتخاب می کنیم. ویزیو به طور خودکار عناوینِ نام کارمندان و جایگاه شغلی رو اضافه کرده. ما هم عناوینِ محل کار یا همون Department ، ایمیل و تلفن رو به این لیست اضافه می کنیم و سپس Next میزنیم.
اگه به خاطر داشته باشید برای هر یک از شکل های چارت ، در پانلِ Data Shape ، یکسری اطلاعات رو می تونستیم وارد کنیم. در اینجا با انتخابِ هر عنوان از لیست ، اطلاعاتِ هر المانِ چارت در پانلِ Data Shape نمایش داده میشه.
در مرحلۀ بعد امکان افزودنِ تصاویر برای بخش های چارت سازمانی رو داریم. برای این کار کافیه تصاویر رو در یک پوشه از رایانه ذخیره کرده و سپس با استفاده از Browse ، اونها رو برای نمایش در چارتِ سازمانی انتخاب کنیم.
البته در نظر داشته باشید که با انتخابِ هر مورد در این لیستِ کشویی ، بایستی نامگذاریِ تصاویر براساس داده های همین ستون ، در لیستِ اکسل باشه. به عنوانِ مثال در صورتی که Employees رو در این منوی کشویی انتخاب کنیم ، عنوانِ تصاویر بایستی با نام های موجود در ستون لیست کارمندان یکسان باشند.
در اینجا قصد نداریم تصویری به دیاگرام اضافه کنیم. بنابراین اولین گزینه رو انتخاب کرده و next میزنیم.
در آخرین مرحله از ویزارد میتونیم مشخص کنیم که چارت سازمانی به چه صورت در صفحه نمایش داده بشه. با انتخاب این گزینه میتونیم مشخص کنیم که در هر صفحه چه تعداد از المان های این چارت نمایش داده بشن. و با انتخابِ دومین گزینه به ویزیو فرمان میدیم که به صورت خودکار صفحۀ ترسیم رو برای نمایش چارتِ سازمانی گسترش بده.
در نهایت برای ذخیرۀ تغییرات و ساختِ چارتِ روی Finish کلیک می کنیم.
پس از لحظاتی دیاگرام با تنظیماتِ اعمال شده در صفحه درج میشه. برای مشاهدۀ بهترِ این چارت ، layout اِ اون رو تغییر میدیم. حالا در هر قسمت از اون که زوم کنیم ، می بینید که اطلاعات به همون صورتی که تنظیم کرده بودیم در چارت نمایش داده میشن.
بنابراین از این پس با رعایت چند نکتۀ اساسی انواع لیست ها رو در سازمان یا کسب و کارتون آماده کرده و با استفاده از ویزیو مصورسازی کنید. تنها کافیه یک ستون به عنوانِ reports To ایجاد کرده و ارتباطِ بین افراد و سلسله مراتب شغلی رو مشخص کنیم.

دیدگاه شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

آشنایی با ویزیو

آشنایی با ویزیو

شاخه: سطح: نوع دوره: متنی
سفارشی سازی نمای ویزیو

سفارشی سازی نمای ویزیو

شاخه: سطح: نوع دوره: متنی
چارت سازمانی در ویزیو

چارت سازمانی در ویزیو

شاخه: سطح: نوع دوره: متنی
محیط نرم افزار ویزیو

محیط نرم افزار ویزیو

شاخه: سطح: نوع دوره: متنی